Bericht zum IMPULS-Förderprojekt

Mit Hilfe des IMPULS-Förderprogramms sind wir im Jahr 2021 die Digitalisierung des Vereins angegangen. Mit dem Projekt „Musikverein Berg – Digital in die Zukunft“ haben wir uns im Mai 2021 beim BMCO (Bundesmusikverband Chor & Orchester) beworben und erhielten im Juni dann auch den Zuschlag.

Hier ein kurzer Auszug aus unserem Projektantrag:

Mit dem Projekt „Musikverein Berg – Digital in die Zukunft“ möchten wir unsere Vereinsarbeit auf digitale Füße stellen und eine dafür passende Infrastruktur in den Proberäumlichkeiten schaffen. Für eine ganzheitliche Umsetzung des Projekts sind aus unserer Sicht die folgenden drei Säulen der Digitalisierung notwendig:

1. Flächendeckendes WLAN in allen Proberäumen
2. Hardwareausstattung für digitales Arbeiten
3. Vereins-Cloud zur strukturierten Datenablage und -nutzung

Durch smarte und nachhaltige Strukturen wollen wir die Vereinsarbeit weiter professionalisieren und attraktiv gestalten.
Die Akquise von neuen Vorstandsmitgliedern verlangt einem Verein mittlerweile ein hohes Maß an Flexibilität ab. Jungen, motivierten KandidatInnen möchten wir ein modernes und ortsunabhängiges Mitarbeiten im Ehrenamt ermöglichen. Dafür sind hybride Sitzungsformate (Online + Präsenz) und Datenaustausch via Cloud Grundvoraussetzungen.
Eine datenschutzkonforme Cloud bietet dem Verein die Möglichkeit der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und Archiven. Dadurch können Dokumente vereinheitlicht, effizienter und transparent genutzt werden. Zudem besteht keine Gefahr des Datenverlusts durch lokale Speicherung auf dem privaten PC.
Nebeneffekt der technischen Ausstattung ist, dass diese auch im Rahmen der Jugendarbeit sehr gut genutzt werden kann. Flüssiges Internet unterstützt die eigens von der Musikschule RV entwickelte App, mit welcher Onlineunterricht abgehalten werden kann. Weiterhin dienen große Bildschirme dem Theorieunterricht, um moderne Medien zur Wissensvermittlung einsetzbar zu machen, bspw. Schulungsvideos oder digitales Unterrichtsmaterial.

So viel zur Projektidee - doch was steckt dahinter und wie soll bzw. wurde es umgesetzt:

1. Flächendeckendes WLAN in allen Proberäumen
In allen Räumlichkeiten des Probelokals soll ausreichend performantes WLAN installiert werden. Hierfür sind ein Internetprovider, WLAN-Router und entsprechende WLAN-Verstärker erforderlich. Seit Anfang Dezember 2021 sind wir online im Probelokal!

2. Hardwareausstattung für digitales Arbeiten
Im Sitzungsbereich des UG haben wir einen Flachbildschirm auf einer flexiblen Wandhalterung angebracht. Im großen Proberaum hängt jetzt ein Beamer plus motorisierter Leinwand an der Decke. Dadurch kann der Bildschirm und Beamer auch für Unterricht und Schulungen eingesetzt werden. Damit Online-Sitzungsteilnehmer trotz Abwesenheit gut in die Besprechung integriert werden können, wird ein Audio- und Kamerasystem benötigt. Effizientes Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen erfordert es hin und wieder, externe Teilnehmer zu hören, welche durch punktuelle Online-Teilnahme unkompliziert in eine Sitzung integriert werden können.
Die neue Ausstattung bietet zudem einen Benefit für sämtliche Kapellen und Ensembles des Vereins, da das Equipment aktiv in die Probenarbeit einbezogen werden kann. So ist es bspw. möglich kurze Theorieeinheiten oder Videos/Tutorials einzustreuen, um die Probenarbeit abwechslungsreich und interessant zu gestalten.

3. Vereins-Cloud zur strukturierten Datenablage und -nutzung
Die Nutzung und Ausweitung der Vereins-Cloud auf alle Vereinsmitglieder muss jetzt nach und nach angegangen werden. Ein erster Schritt für alle aktiven Musikanten war im Herbst die Einführung der Konzertmeister-App. Mit Hilfe dieser App werden in Zukunft alle Auftritte und Proben organisiert. Es werden Termine erstellt, Zu- oder Absagen koordiniert, Nachrichten werden verschickt und vieles andere mehr. Die Einführung dieser App bedeutet eine sehr große Erleichterung für die Planung der Besetzung und Abstimmung der Termine und Anfragen.
Einen großen Nutzen sehen wir auch bereits in der Arbeit der Vorstandschaft. Dokumente wie Berichte, Protokolle, Bilder, Checklisten und mehr können zentral organisiert und bearbeitet werden. Das befördert in besonderem Maße auch die Transparenz in der Vereinsarbeit. Die zwingend erforderliche Arbeitsteilung lässt sich damit bedeutend einfacher organisieren und realisieren. Sollte es zu einer Neubesetzung kommen, stehen dem/der NachfolgerIn sämtliche Informationen und Dokumente sofort zur Verfügung.

Was in Zukunft noch kommt und wie schnell wir uns eventuell in Richtung digitales Notenarchiv bewegen müssen wir sehen. Die nötigen Voraussetzungen haben wir jetzt aber geschaffen.

Die Abrechnung des Projekts ist aktuell noch am Laufen und fällt fast komplett in das Vereinsjahr 2022.
Die Projektkosten belaufen sich auf ungefähr 6000EUR. Gefördert werden 90% der Summe. Den Eigenanteil von 10% haben wir in Form von ehrenamtlichen Arbeitsstunden erbracht. Somit belastet die verschiedenen Anschaffungen die Vereinskasse nicht.
Vielen Dank an Ewald Steinel, Andi Hager, Christian Müller und allen, die in irgendeiner Form zum Gelingen des Projekts beigetragen haben.

Den Link zu den Seiten des BMCO für weitere Informationen zu IMPULS finden Sie hier.

Reinhold Köberle
Vorsitzender Musikverein Berg e.V.